Atualmente o e-mail se tornou a maior ferramenta de comunicação de todos os tempos, principalmente no ambiente de trabalho. Além de ágil, o e-mail aproxima as pessoas, evitando gastos excessivos com telefone. O que muitos não sabem é que o e-mail pessoal é diferente do e-mail corporativo, principalmente na linguagem ao ser usada. No trabalho, um e-mail mal escrito pode gerar muitos problemas, inclusive a demissão. Lembre-se que ao contrário da linguagem verbal, onde pode-se perceber o tom em que foram empregadas as palavras, na linguagem virtual isso não acontece, podendo se interpretar a mensagem de várias formas. Abaixo uma seleção de 10 dicas de como lidar com o e-mail de trabalho sem cometer gafes.
1- Não use o e-mail de trabalho para assuntos pessoais. Fazendo isso, evita-se constrangimentos com alguém do seu ambiente de trabalho, que de repente pode ver aquele vídeo que sempre um amigo insiste em mandar, fotos de nudez, correntes de oração, e arquivos do Power point com mensagens de auto-ajuda. Em muitos casos, um flagrante desses pode gerar uma demissão por justa causa.
2- Escreva de forma direta. No e-mail profissional deve-se evitar palavras ambíguas, piadas, tom de sacarmos ou coisas do tipo. Lembre-se que o que você escrever ficará registrado e poderá ser usado contra você posteriormente. Use um tom profissional para não ser mal interpretado.
3. Revisão do texto é fundamental. Após escrever todo o e-mail, releia e confira se não tem nenhum erro gramatical. Não confie exclusivamente no corretor ortográfico e veja se não “comeu” nenhuma letra. Muitas vezes, a omissão de uma letra, pode gerar outra palavra e mudar completamente o sentido da frase.
4. Observe atentamente aos e-mails recebidos. É comum recebermos um e-mail de alguém que manda o mesmo conteúdo para várias pessoas perguntando algo. Veja a quem realmente interessa a resposta e faça isso apenas a quem endereçar. Não pratique o spam, afinal é muito chato ter sua caixa de entrada cheia de e-mails com mensagens que não são para você.
5. Preencha o campo “assunto”. É comum recebermos e-mails onde no campo “assunto” vem escrito “sem assunto”, ou então “Olá”. O assunto deve ser colocado de forma bem explícita, a fim de situar o destinatário e tornar sua mensagem direta e atraente. Além disso, sua caixa de entrada fica bem organizada, a ponto de futuramente você conseguir achar o e-mail que tanto deseja e recebeu a bastante tempo. Coloque o assunto bem detalhado como por exemplo: "Planilha de controle de gastos - 1º trimestre".
6. Não escreva um testamento. O e-mail foi feito para ser curto e não extenso. Textos cumpridos não são interessantes, e a pessoa desiste de ler no meio do caminho. Se você tem muita coisa a dizer, anexe um documento e escreva no corpo do e-mail um breve resumo sobre o anexo.
7. Seja educado. Um e-mail profissional deve começar por um "Prezado Fulano" ou "Caro Fulano". Um e-mail sem uma saudação inicial torna-o frio e impessoal. No final do e-mail é extremamente importante uma assinatura com seu nome, cargo, telefone, website etc. Mostre quem você é.
8. Não divulgue informações sigilosas por e-mail. Além de ser um dos piores meios para isso, você pode ser alvo de hackers, ou até mesmo sua mensagem pode ser retransmitida por alguém que não entenda da gravidade da informação. Em caso de assuntos confidenciais, é aconselhável uma reunião, ou o envio de arquivos através de Cd’s ou pen drive.
9. Confira se o destinatário está correto. A maioria dos e-mails grava automaticamente os destinatários que costumamos mandar com certa freqüência. Em muitos casos, podem ocorrer equívocos do tipo: ao invés de mandar o e-mail para o "João Antunes", você acaba enviando para o "João Andrade". Dependendo do assunto tratado, este erro pode ser constrangedor.
10. Não deixe sua caixa de entrada lotada de e-mails não lidos. Como hoje ele é a maior ferramenta de comunicação, você deve sempre observar as mensagens recebidas. Em muitas situações, pode conter uma solicitação urgente, ou algo que se não for visto de imediato, pode trazer sérias conseqüências. Tome cuidado com o lixo eletrônico e com o recurso de auto-arquivamento por remetente.
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